Cómo Viaplay impulsó la adaptabilidad, la automatización y la conectividad con OneTrust

Descripción de la empresa

Viaplay Group AB es una empresa sueca de medios de comunicación y entretenimiento con sede en Estocolmo. La empresa opera los servicios de streaming de vídeo Viaplay, así como canales de televisión y radio financiados por publicidad en todos los países nórdicos y en los Países Bajos. Además, Viaplay Group cuenta con su propio departamento de cumplimiento corporativo que integra tanto a los equipos de privacidad como de cumplimiento normativo.

Resumen del contexto de la empresa

Como empresa de medios de comunicación, Viaplay opera en un entorno donde las normativas de privacidad y de medios convergen de forma compleja, y donde se debe equilibrar el cumplimiento normativo con consideraciones relacionadas con la libertad de expresión. Además de cumplir la legislación de protección de datos, Viaplay también necesita ajustarse a los estándares publicitarios y las normas de segmentación de audiencias, por lo que, en este aspecto, el consentimiento desempeña un papel fundamental no solo de cara al cumplimiento normativo en materia de privacidad, sino también a la hora de preservar la viabilidad de su modelo publicitario. Por ello, gestionar el consentimiento a través de múltiples canales y jurisdicciones mientras se garantiza el cumplimiento de las expectativas de los usuarios y los objetivos del negocio, sigue siendo un reto constante. Sumado a esto, Viaplay debe equilibrar la transparencia y la experiencia del usuario con las obligaciones regulatorias; especialmente, en entornos digitales dinámicos.

Desafío

Viaplay buscaba una herramienta que pudiera ofrecer mayor visibilidad y control desde una perspectiva regulatoria y operativa. Querían una plataforma centralizada que fuera capaz de aumentar la eficacia de los procesos y ahorrar tiempo, con el fin de liberar más tiempo para tareas de mayor valor añadido.

Solución

Viaplay se decantó por OneTrust como proveedor para cubrir todas sus necesidades. Al principio, incorporó la Privacy Automation Suite (automatización de evaluaciones, registro de actividades de tratamiento, DataGuidance), Consent Management (CMP) y Third-Party Management (Third-Party Risk Management, Third-Party Risk Exchange). Más adelante, también se amplió el paquete con Third-Party Due Diligence en diciembre de 2023 y Data Subject Request Automation en diciembre de 2024.

El caso práctico y los resultados de Viaplay con OneTrust

«Usar OneTrust como nuestra plataforma centralizada ha simplificado la coordinación a nivel interno al crear una única fuente de información fiable para nuestras actividades relacionadas con los riesgos de privacidad y el cumplimiento normativo. Esta visibilidad compartida ha mejorado los procesos, disminuido los malentendidos y facilitado el seguimiento de las diferentes responsabilidades y avances».

-Nenad G., DPD y jefe de cumplimiento normativo, Viaplay

El supuesto práctico de Viaplay

Utilizamos OneTrust principalmente para gestionar nuestros procesos de registro de actividades de tratamiento, consentimiento y riesgo de terceros, así como para agilizar las solicitudes de derechos de los interesados. Esta plataforma admite millones de registros de consentimiento a través de múltiples canales (web, aplicaciones móviles y televisión conectada), lo que garantiza que podamos mantener un enfoque consistente y conforme a la legislación sin importar el punto de contacto con el usuario. También, hemos desplegado cuestionarios y evaluaciones estandarizados para la incorporación de proveedores y las evaluaciones de impacto sobre la privacidad, que se utilizan en las funciones de la organización.

¿Cuáles han sido los beneficios principales de centralizar la privacidad, el cumplimiento normativo, el consentimiento y los riesgos dentro de la misma solución de software?

Los beneficios clave son la adaptabilidad, la automatización y la conectividad de la herramienta para respaldar nuestras necesidades regulatorias, de riesgo y de cumplimiento normativo en una sola plataforma.

La ventaja de reunir varios procesos en una única plataforma nos ha proporcionado una mejor visibilidad y un mayor control en todo nuestro entorno regulatorio y operativo. De hecho, ha reducido la duplicación de esfuerzos y facilitado la identificación de interdependencias entre las obligaciones y los riesgos. Por su parte, la adaptabilidad de la plataforma nos permite responder con mayor rapidez a cualquier cambio de los requisitos normativos, mientras que la automatización integrada ha ayudado a estandarizar tareas que antes eran extremadamente mecánicas. En este respecto, hemos experimentado una reducción del 70 % en el tiempo que se dedica a responder a solicitudes de eliminación de datos desde que automatizamos las tareas de eliminación en los distintos sistemas donde residen los datos.

Además, centralizar estos procesos también favorece una toma de decisiones más informada y nos permite demostrar la rendición de cuentas con mayor eficiencia.

¿Cómo se ha simplificado la coordinación y la visibilidad a nivel interno entre los distintos departamentos?

Utilizar una plataforma unificada ha simplificado la coordinación a nivel interno al crear una única fuente de información fiable para nuestras actividades relacionadas con la privacidad, el cumplimiento normativo y los riesgos. Además, ha reducido la fragmentación al permitir que los departamentos puedan trabajar con los mismos datos y seguir flujos de trabajo consistentes. En resumen, esta visibilidad compartida ha mejorado la coordinación, reducido los malentendidos y facilitado el seguimiento de las diferentes responsabilidades y avances. Como resultado, los problemas se identifican y se resuelven más rápido, y la colaboración transversal se ha vuelto mucho más estructurada y eficiente.

¿Qué impacto han tenido las soluciones de OneTrust en tu organización y tu forma de operar?

Las soluciones de OneTrust nos han ayudado a agilizar flujos de trabajo clave de cumplimiento normativo y privacidad, lo que ha reducido la cantidad de tareas manuales y mejorado la coherencia entre los equipos. Al centralizar procesos como el registro de actividades de tratamiento, las evaluaciones de riesgo de terceros y la gestión del consentimiento, hemos podido impulsar una mejor colaboración entre las distintas funciones. Esto no solo ha mejorado la eficiencia de nuestras operaciones, sino que también ha reforzado nuestra capacidad a la hora de responder a los requisitos regulatorios de forma oportuna y coordinada.

¿Cómo se mide el éxito a nivel interno?

El éxito se mide analizando tanto las eficiencias operativas como los resultados a la hora de reducir el riesgo. Por ejemplo, esperamos reducir de forma significativa el tiempo y los recursos que se necesitan para responder a las solicitudes de ejercicio de derechos del interesado. También, estamos llevando un seguimiento de las mejoras en la consistencia de las revisiones de riesgo de terceros. De cara al futuro, uno de nuestros objetivos clave es reducir aún más el tiempo que se dedica a resaltar riesgos y elaborar informes automatizando una mayor parte de nuestra monitorización del cumplimiento normativo. Gracias a ello, esperamos reducir gastos y liberarle hueco a nuestros equipos para que puedan centrarse en actividades que aporten más valor.

¿Cuál es la próxima meta que os habéis puesto en vuestra trayectoria de gestión de privacidad, riesgo y cumplimiento normativo?

Nuestra próxima meta es mejorar el proceso de incorporación y evaluación de proveedores con el fin de simplificarlo y automatizarlo. El objetivo es agilizar la diligencia debida con flujos de trabajo más inteligentes, un marcado de riesgos automatizado e informes más claros para reducir los cuellos de botella y mejorar la toma de decisiones. De forma paralela, estamos trabajando para poner en marcha por completo Data Subject Request Automation y así reducir aún más el trabajo mecánico y los tiempos de respuesta. Estos avances, con la ayuda de OneTrust, nos ayudarán a escalar nuestras operaciones de privacidad y cumplimiento normativo de forma más eficiente mientras preservamos un muy alto estándar en lo que respecta a la rendición de cuentas y la monitorización.

«Con la ayuda de OneTrust, hemos podido identificar y resolver las incidencias con mayor rapidez, y la colaboración transversal se ha vuelto mucho más estructurada y eficiente».

—Evelina Johansson, Delegada de cumplimiento normativo, Viaplay