El cumplimiento del RGPD falla cuando las organizaciones lo tratan como un ejercicio puntual de preparación, puesto que el reglamento exige una rendición de cuentas demostrable, bien actualizada y constante. OneTrust sustituye las revisiones puntuales por un programa activo que mantiene los registros actualizados, aplica el consentimiento en los sistemas ulteriores y atiende las solicitudes de los interesados a tiempo, con una documentación completa.
Gestiona el cumplimiento del RGPD como un programa continuo en lugar de como un proyecto
OneTrust es uno de los partners tecnológicos oficiales de Europrivacy, lo que garantiza que tus operaciones de cumplimiento normativo se ajustan al estándar más exigente en materia de protección de datos de la UE.
De la preparación a la supervisión continua
El RGPD exige que las organizaciones demuestren cómo cumplen con la normativa, evalúen el tratamiento de datos de alto riesgo y mantengan todo este trabajo actualizado a medida que cambien las circunstancias. OneTrust proporciona evaluaciones del nivel de preparación que se ajustan con los siete principios del RGPD, los planes de corrección que estén documentados y los flujos de trabajo automatizados para EIPD y EIP que respaldan la privacidad desde el diseño y el cumplimiento normativo.
Como las evaluaciones permanecen vinculadas a las actividades de tratamiento que regulan, OneTrust puede detectar cambios en los flujos de datos, los sistemas o el uso de la información, enviar las actualizaciones para su revisión y registrar las decisiones y aprobaciones en un único lugar. Así, tu programa se mantiene actualizado y tus evidencias están listas cuando las autoridades de control las solicitan.
Mantén un registro de actividades de tratamiento actualizado
El RGPD exige que los responsables y encargados del tratamiento mantengan un registro escrito y actualizado de las actividades de tratamiento. Por ello, OneTrust genera y conserva un registro de actividades de tratamiento en tiempo real a partir de evaluaciones, integraciones de sistemas, respuestas a cuestionarios e importaciones en bloque dentro de un inventario centralizado. El registro se actualiza cuando cambian las actividades de tratamiento, por lo que tu documentación siempre está lista para auditorías y refleja la realidad operativa.
Aplica el consentimiento en todos los canales
El RGPD exige que las organizaciones demuestren que el consentimiento se ha otorgado libremente, de forma específica, informada e inequívoca. En este sentido, las organizaciones también deben permitir la retirada del consentimiento con la misma facilidad con la que se otorgó. OneTrust Consent & Preferences recopila el consentimiento en sitios web, aplicaciones móviles y sistemas internos mediante una plataforma centralizada, y registra cada transacción con un comprobante con fecha. Las preferencias de consentimiento se aplican automáticamente en los sistemas ulteriores, por lo que su retirada se aplica sin necesidad de pasos manuales.
Si un interesado o una autoridad de control solicitara evidencias de la base jurídica, la plataforma OneTrust puede generar el historial de consentimiento de cualquier persona en cualquier canal.
Atiende a tiempo los derechos de los interesados
El RGPD establece derechos individuales exigibles: acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición. Las organizaciones deben responder en el plazo de un mes, con la posibilidad de ampliarlo a dos meses en el caso de solicitudes complejas. El incumplimiento de los plazos es uno de los motivos más frecuentes de las reclamaciones ante las autoridades de control.
OneTrust automatiza todo el flujo de trabajo de las solicitudes de ejercicio de derechos del interesado, desde su recepción hasta la resolución, ya que envía las solicitudes a los equipos adecuados, activa la búsqueda y la anonimización automatizadas de datos, y registra cada acción con su fecha y hora. Cada solicitud, respuesta, aviso de ampliación de plazo y resultados de búsqueda se conservan para crear evidencias que estén preparadas para una posible actuación normativa, sin que esto genere trabajo adicional para tu equipo de privacidad.
Gestiona el riesgo de los encargados y certifica el cumplimiento normativo
El RGPD exige que las organizaciones trabajen únicamente con encargados del tratamiento capaces de demostrar el cumplimiento normativo y mantengan evidencias de una supervisión continua. OneTrust simplifica este proceso con la diligencia debida de proveedores, reevaluaciones automatizadas y un registro centralizado de acuerdos de tratamiento de datos, mecanismos de transferencia, obligaciones de seguridad y relaciones con proveedores.
Si un proveedor no cumple con tus estándares, OneTrust activa flujos de trabajo de corrección y mantiene un registro auditable de los resultados. Como partner tecnológico oficial de Europrivacy, OneTrust también ayuda a las organizaciones a prepararse para certificarse mediante flujos de trabajo, plantillas y documentación integrados, lo que refuerza la rendición de cuentas y aporta a las autoridades evidencias claras de que hay en pie un programa de cumplimiento sólido.
«La decisión de decantarnos por OneTrust estuvo determinada por una función clave: la posibilidad de utilizar cuestionarios en varios departamentos, lo que demostraba la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo del principio de privacidad desde el diseño».
Daniele Bianchi
DPD de EOLO
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Preguntas frecuentes
El artículo 35 exige realizar una EIPD antes de cualquier tratamiento que pueda entrañar un alto riesgo para los derechos y las libertades de los interesados. Entre los supuestos que la hacen obligatoria se incluyen:
- La elaboración de perfiles sistemática y exhaustiva que se utilice para tomar decisiones con efectos jurídicos o efectos de índole similar.
- El tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos
- La supervisión sistemática de zonas de acceso público.
OneTrust evalúa los factores que desencadenan una EIPD dentro del flujo de trabajo de evaluación de privacidad, al comparar las actividades de tratamiento propuestas con los criterios del artículo 35 y las listas de riesgos aplicables de las autoridades de protección de datos. Cuando se alcanza el umbral, la EIPD se inicia automáticamente, se precompleta con los datos de tratamiento pertinentes y se envía al DPD para su revisión.
El apartado 1 del artículo 30 exige que los responsables del tratamiento mantengan un registro escrito que contenga:
- El nombre y los datos de contacto del responsable del tratamiento y del DPD.
- Los fines del tratamiento.
- Una descripción de las categorías de los interesados y de los datos personales.
- Las categorías de destinatarios de los datos personales.
- Los detalles de las transferencias a terceros países y las garantías que se aplican.
- Los plazos previstos de conservación de los datos.
- Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad.
El apartado 2 del artículo 30 impone una obligación equivalente a los encargados del tratamiento. Ambos registros deben ponerse a disposición de las autoridades de control cuando lo soliciten.
Por su parte, OneTrust genera y mantiene este registro automáticamente a partir de respuestas a evaluaciones, integraciones de sistemas e importaciones en bloque. Además, a medida que cambian las actividades de tratamiento, el registro de actividades de tratamiento se actualiza directamente, sin necesidad de tener que renovarlo manualmente cada vez que cambie un sistema, proveedor o flujo de datos.
El registro de actividades de tratamiento es un documento jurídico formal que exige el artículo 30; en otras palabras, una declaración estructurada sobre cómo se tratan los datos personales, que se mantiene para su inspección por parte de las autoridades. Un inventario de datos es el proceso operativo de descubrir y catalogar dónde residen datos personales en los sistemas, las aplicaciones y los proveedores. Por su parte, un mapa de datos representa visualmente los flujos y el linaje de los datos en toda la organización.
Estos tres elementos cumplen objetivos distintos, pero deben mantenerse sincronizados. P. ej., un cambio en el inventario de datos (como un sistema o proveedor nuevo, o un plazo de conservación modificado) debería activar una actualización del registro de actividades de tratamiento. OneTrust conecta el inventario de tratamiento con los flujos de trabajo de evaluación y las integraciones de sistemas para que los cambios que se detecten durante el mapeo de datos se reflejen en tiempo real en el registro de actividades de tratamiento, en lugar de permanecer en una hoja de cálculo independiente que termine quedándose obsoleta.
Desde los registros del artículo 30 hasta el cumplimiento de los derechos de los interesados, OneTrust conecta todas las obligaciones del RGPD en un único programa de rendición de cuentas que tu DPD puede defender y tu autoridad de protección de datos puede auditar.
El
RGPD no equivale a la CCPA, la LGPD ni a otros marcos nacionales, pero todos comparten principios fundamentales: los derechos de los interesados, la limitación del propósito, la minimización de datos, la rendición de cuentas y la transparencia. Aun así, crear un programa conforme al RGPD proporciona una base sólida para el cumplimiento en otras jurisdicciones, ya que normalmente supera los requisitos de los marcos menos estrictos en materia de controles clave.
En este sentido, OneTrust permite establecer correspondencias entre distintos marcos normativos para que las organizaciones documenten cuándo un mismo control satisface simultáneamente obligaciones del RGPD, la CCPA y la LGPD, y cuándo se necesitan configuraciones específicas para cada jurisdicción, en lugar de mantener programas de cumplimiento independientes para cada regulación.
El cumplimiento del
RGPD no es estático. El propio reglamento se ha complementado con directrices del Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD), decisiones nacionales de las autoridades de protección de datos, resoluciones de adecuación y prioridades de aplicación que van surgiendo según cada autoridad de control. Por su parte, las organizaciones que operan en varios Estados miembros de la UE también deben afrontar diferencias en la forma en que las autoridades nacionales interpretan y aplican los requisitos del RGPD.
En la práctica, esto significa que los equipos de cumplimiento necesitan un mecanismo para supervisar las directrices del CEPD a medida que se publican, hacer un seguimiento de las decisiones de las autoridades de protección de datos relevantes para sus actividades de tratamiento, actualizar las políticas y los controles internos cuando cambien las directrices y comunicar estas actualizaciones a los equipos que sean responsables de su aplicación.
En este sentido, OneTrust conecta tu programa de privacidad con una biblioteca normativa que se actualiza continuamente, de modo que los cambios en las directrices de aplicación puedan identificarse en relación con tu estructura actual de políticas y controles, sin tener que realizar un análisis manual de lagunas desde cero.
El apartado 2 del artículo 5 sitúa la carga de la prueba en el responsable del tratamiento: no solo debes cumplir los principios de protección de datos establecidos en el apartado 1 del artículo 5, sino que también debes poder demostrar el cumplimiento cuando se solicite. El artículo 24 exige que los responsables del tratamiento apliquen medidas técnicas y organizativas adecuadas, y puedan demostrar que el tratamiento se realiza de acuerdo con el reglamento.
En la práctica, las autoridades de control interpretan la «rendición de cuentas demostrable» a través de un conjunto consistente de expectativas en materia de evidencias: un inventario documentado de tratamientos que refleje la realidad operativa; EIPD escritas para los tratamientos de alto riesgo, con evidencias de que los riesgos se evaluaron y las decisiones se registraron; registros de consentimiento que muestren el historial de transacciones de cada persona y el mecanismo utilizado; registros de solicitudes de los interesados que documenten la recepción, el envío, la respuesta y los plazos; acuerdos con encargados del tratamiento y evidencias de supervisión continua; y registros de cualquier incidente de seguridad y de las medidas adoptadas.
El estándar para la rendición de cuentas no se satisface creando documentación después de que se presente una reclamación. Las autoridades evalúan si los registros se mantuvieron como parte de la propia disciplina del programa y no si se reconstruyeron para responder a una actuación regulatoria. En este respecto, OneTrust crea y mantiene el registro documental de cada una de estas áreas —registro de actividades de tratamiento, EIPD, recibos de consentimiento, registros de solicitudes de ejercicio de derechos del interesado, evaluaciones de proveedores y registros de incidentes— para que las evidencias estén disponibles cuando se soliciten, en lugar de tener que prepararse desde cero como respuesta a una petición.
Haz operativo el cumplimiento del RGPD con OneTrust
OneTrust es la AI-Ready Governance Platform™ que permite que las organizaciones puedan crear y mantener un programa de privacidad en tiempo real, mantener los registros actualizados, aplicar el consentimiento en los sistemas ulteriores y atender las solicitudes de los interesados a tiempo, con toda la documentación relevante.